Блог YNDX Family

100 за 10: как добиваться целей, тратя 10% свободного времени

Кристина Чернодуб, Solopreneur & change-focused coach, рассказывает о важности малых шагов для долгосрочных перемен в жизни и приводит действенные методы самомотивации.

YNDX Family

Материал подготовлен на основе онлайн-встречи YNDX Family, неофициального сообщества текущих и бывших сотрудников группы Яндекса. Присоединяйся к комьюнити, если ты тоже выпускник-яндексоид :)
А полную запись встречи можно посмотреть по ссылке на нашем YouTube канале.

Кто я и чем занимаюсь

Меня зовут Кристина Чернодуб, я предприниматель и персональный коуч по продуктивности.
С 2018 по 2019 год я работала в Яндексе на второй линии службы поддержки Яндекс Драйва. Очень ценю свой опыт работы там, потому что благодаря обучению и практике, я значительно улучшила навыки коммуникации и умение разрешать конфликты.
Яндекс был первой “серьезной работой”, после которой весь мой опыт лежал в проджект менеджменте и коммуникациях, от инфлюенс-маркетинга до технологического стартапа в США.
Сегодня у меня свой интернет-магазин по продаже готовых Notion шаблонов на русском языке. Также я руковожу мини-агентством по созданию рабочих пространств в Notion для малого бизнеса: от документаций и пайплайнов до таск-трекинга.
Когда я работала менеджером, под моим руководством работали от 4 до 15 профессионалов, в том числе из разных команд. Чтобы облегчить себе жизнь, я отучилась на специализации “Коучинг для менеджеров” от Калифорнийского университета.
В какой-то момент я накопила столько опыта в бизнес процессах, управлении и коучинге, что ушла отстраивать свой бизнес и реализовывать мечту нести знания и помогать другим управлять своим поведением и жизнью. Чем сейчас и занимаюсь.

Почему такая тема

Во-первых, потому что всем актуально узнать, какие минимальные усилия можно делать, чтобы достигать целей.
Во-вторых многие клиенты, которые приходят ко мне в работу как к коучу, страдают от непоследовательного прогресса в жизни.
Типичная картина — собрал волю в кулак, работал как сумасшедший месяц-два, а потом наступили прокрастинация и переутомление на полгода. Или набрал себе 10 новых привычек и занятий на месяц, в итоге не выдержал и “слился”. Сначала приятно от того, что ты такой амбициозный и активный, за всё схватился, но в итоге это ведёт к разочарованию и новому опыту в копилку “лучше даже не пытаться”.
И так проходят месяцы, иногда годы, пока страх упущенной жизни не начинает где-то зудеть от того, что столько планов остаются только планами. Всем хочется последовательного и предсказуемого прогресса.
Все слышали про накопительный эффект от маленьких действий, но на жизнь это перенести сложно. Поэтому сегодня поговорим не только о том, почему именно 10 процентов, но и о том, как превратить это в реальность.

Что такое продуктивность

Прежде, чем мы погрузимся в тему, важно разобраться с терминами.
⌚ Продуктивность — это эффективное использование ресурсов, таких как время, деньги, силы и прочие, для достижения целей и выполнения задач.
Управление временем нужно, чтобы быстрее и качественнее выполнять работу и получать деньги за меньшее количество затраченных усилий. В качестве бонуса — ещё и подольше отдохнуть. Благодаря продуктивности хочется достигнуть жизненных и карьерных целей, чтобы прийти к ещё большему счастью, комфорту, самоуважению и уверенности в себе. Согласись, приятно звучит.
Если считаем пирамиду Маслоу релевантной, то потребность в самоактуализации, то есть персональном росте и развитии, прогрессе в жизни, одна из наших важнейших потребностей. И её удовлетворение ведет к счастью и удовольствию от жизни.
Короче говоря, продуктивность нам нужна, чтобы работать быстрее, получать больше ресурсов и свободного времени.

Это не просто концепт в вакууме

Продуктивность — это система, у которой можно выделить несколько основных составляющих:
  1. Целеполагание. Без внутреннего, эмоционально-желанного ответа на вопрос “зачем?” ничего мы делать не будем.
  2. Планирование. Вспоминаем, что продуктивность — это эффективное распоряжение своими ресурсами. А чтобы ресурсами располагать, надо знать, сколько у нас есть и сколько и на что мы можем потратить.
  3. Реализация планов. Это внедрение в жизнь задуманного после целеполагания и распределения ресурсов.
  4. Бэкап план самопомощи. Это стратегия действий в случае, когда 1-2 шага в реализации плана не удались, чтобы мы в ужасе не “бросили” дальнейшие действия.
Эти составляющие не дают нам линейный процесс, они могут меняться местами.

Планирование, введение в спринты

То, что я хочу вам сегодня предложить, можно называть agile-планированием в личной жизни. Изначально я встретила эту идею в книге Катерины Ленгольд Agile Life. Книгу рекомендую прочитать. Она короткая, понятная, конкретная и главное — прикладная.
Концепцию я полюбила и внедрила к себе в жизнь около года назад.
Agile — это гибкая система планирования и управления проектами. Её создали в ответ на появление разделённых команд, software разработки. Тогда традиционная система последовательного планирования работать перестала. Потому что она предполагала ригидность. Запланировали надолго вперёд до того, как преступили к действиям. Цели и сроки поставили, и всеми силами пытаетесь в них втиснуться. Но в разработке много всего может пойти не так, и адаптироваться придётся в процессе. Точно так и в жизни.
Agile планирование жизни предполагает, как и в менеджменте, дедлайны и этапы:
  1. Целеполагание.
  2. Выделение ресурсов.
  3. Реализация.
  4. Обдумывание результатов и рефлексия.
Традиционные спринты имеют разную длительность, но мы остановимся на трёхнедельном. Три недели мы активно действуем в соответствии с планами, и одну неделю у нас занимает целеполагание и выделение ресурсов, и рефлексия по результатам. Когда закончится трёхнедельный активный спринт, рефлексия и подведение итогов плавно перетекут в следующие цели и планирование на следующий спринт.

Почему именно 3 недели?

  • проще сохранять фокус и мотивацию Дедлайн не будет давать расслабиться.
  • реалистичные цели Когда время так ограничено, больше шансов поставить адекватные и достижимые, маленькие цели.
  • суженное внимание помогает достигать целей быстрее
💡 Исследователи из Нью Йоркского Университета выяснили, что бегуны, которые видят линию финиша, бегут на 23% быстрее. Им даётся это проще и морально, и физически, чем тем, кто финиш не видит.
Поэтому три недели — это адекватный срок, за который можно успеть сделать что-то значительное, и при этом не задолбаться и не сойти с пути.

Планирование: расчёт ресурсов

В продуктивности управление ресурсами — это важная часть.
Ты же на работе в омут с головой не бросаешься, пока не определишь цели и бюджет проекта? В жизни всё так же!

Почему именно 10% времени

Наше поведение контролируется нашим мозгом. От мыслей и чувств до решений и действий.
Каждое повторяющееся действие, от чистки зубов определенным образом, до того, что и в какой последовательности мы делаем в течение дня, становится привычками и создает физические нейронные связи в мозге.
Они буквально прорастают. Это происходит для экономии ресурсов — пустить сигналы по уже готовым маршрутам просто. Как только нейронные связи созданы, изменение привычного поведения равно построению новых нейронных путей.
Это значит, что мозгу придётся дополнительно трудиться и работать на полную мощность, чтобы вырастить новые связи и вписать эти новые действия в общую систему. Такие процессы вызывают стресс, тревогу и срочное желание вернуть всё как было.
И представьте, что с вами случится, если менять много привычек за раз. Мозг будет не то что работать на пределе, его перегрузит стрессом. А стресс негативно влияет на качество принимаемых в жизни решений и контроль поведения. Через такие перегрузки мы приходим к срывам.
Это как делать ремонт в квартире. Если начать ремонт в одной комнате или зоне, можно спокойно жить в квартире дальше и постепенно проводить ремонт без ущерба всей жизни. А вот если сразу во всех комнатах, то придётся съезжать, жить станет невозможно.
С поведением получается так же, только от самих себя никуда съехать без последствий не получится. Поэтому мы и сделаем фокус на изменении только на 10% жизни.
Наша цель — не перегрузить самих себя нововведениями и не спровоцировать откаты с самосаботажем.

Планирование: бюджет времени

Первое, что важно понять, это сколько сейчас времени у вас и куда оно уходит. У каждого из нас есть 168 часов в неделе и они на что-то тратятся.
Скажем, что у нас в жизни есть 10 категорий:
Безусловные категории
  • сон и отдых
  • уход за собой
  • семья и друзья
  • спорт и здоровье
Рабочие категории:
  • Работа
  • Логистика
  • Домашние дела
И личные категории:
  • Развлечения
  • Личное развитие и обучение
  • Прокрастинация (соц сети и тд)
У каждой из категорий есть номер от одного до десяти. Нам нужно заполнить эту таблицу по каждому дню, чтобы посмотреть, на что и сколько часов уходит. После этого подсчитать, сколько за неделю в каждой категории у нас времени занято из суммарных 168 часов.
Пример:
Источник: автор
Некоторые дни могут варьироваться и не всегда быть на 100 процентов такими, но вы сможете примерно понять, на что уходит время.

Оптимизация расписания: контролируем, куда уходит время

Мы можем контролировать только то, что понимаем. Эта задача поможет нам пересмотреть бюджет времени, который мы направляем на не такие уж важные вещи или в никуда.
Важное уточнение. Люди часто “оптимизируют” время за счёт первых четырех категорий: сон, близкие, здоровье, отдых. Так нельзя, об этом забудьте. Себе дороже потом здоровье восстанавливать.
Регулярный сон от 7 до 9 часов в сутки — абсолютная необходимость для здоровья, продуктивности, и нормального функционирования взрослых людей.
Так что эти области должны остаться сакральными.

Работа

В рабочей среде можно оптимизировать время на логистику, домашние дела (например, заказывать уборку или готовить еду на неделю вперёд).
А в непосредственной работе можно проанализировать, какие задачи отнимают больше всего времени впустую. И справиться с этим, к примеру, тайм блокингом, группировкой задач по типам или даже сменой времени суток, когда некоторые из них делаешь.

Личная сфера

Обычно это самая оптимизируемая сфера жизни.
Напомню, что сюда входят развлечения, прокрастинация, и личностное развитие. Соц сети и телефон за отдых не считаются, игры тоже.
1) Проверь экранное время.
Сколько уходит времени в день, неделю, месяц на телефон и социальные сети? Есть ощущение, что время было потрачено не зря? Обычно цифры шокируют.
Даже у активно работающих людей экранное время варьируется от 4 до 8 часов в телефоне каждый день. В месяц 20-50 часов, у кого как. Это как дополнительная рабочая неделя, которая ушла не на что-то удовлетворительное, а на бесполезный скроллинг.
🕒 Для трекинга экранного времени на телефоне есть встроенные приложения. На компьютере можно воспользоваться RescueTime.
2) Планируй отдых заранее.
Чтобы не оказываться в ситуациях, когда выходные проходят перед компьютером, надо заранее выделять себе время в календаре под отдых, который “зарядит”. Это может быть чтение, спорт, прогулки, встречи с друзьями, каток. Что угодно, что отвлекает от рутины и, желательно, совмещено с физической активностью.
3) Определи время на соц сети.
Иногда бывает страшно посмотреть в статистику экранного времени за день, а потом ещё и месячную статистику увидеть. Может быть очень больно от бесцельно потраченного времени, особенно если пересчитать, сколько это проданного времени в год корпорациям, за которое не вам заплатили, а вы им.
Поэтому важно определить, что ты там получаешь, и сколько, и когда готов тратить на это время. И поставить его в расписание календаря.
Здесь разобрались: считаем бюджет времени и оптимизируем.
💡 Те окна времени, которые остаются у вас “нетронутыми” в течение дня или освобождаются после оптимизации — и есть ваш бюджет на новые действия.
В среднем выходит около 10 часов в неделю на то, чтобы двигаться к поставленным целям.
Если у вас совсем не набирается — внимательно всмотритесь, куда уходит время и как можно срезать “временные косты”. Если совсем много времени свободного остается — поздравляю! Тратьте его с умом на работу и дела, но больше 10 часов в неделю на новые цели все равно не направляйте.
Потому что сорветесь и будете грустить. Многое в жизни менять разом нельзя, двигаемся постепенно.

Как использовать это свободное время для достижения целей

Всё должно быть записано онлайн!

Любые планы, цели, дела или мысли должны быть выгружены в диджитал. Желательно в одном конкретном месте. Notion, Notes, Google Docs, хоть в Excel.
Сама я пользуюсь связкой:
  • Notion (у меня там Second Brain от Тиаго Форте) для хранения и обработки информации, постановки и трекинга всех задач, кроме домашних дел
  • Google Calendar как связка с внешним миром
  • Notion Calendar — полный дашборд всех моих дел, планов и задач
  • Apple Reminders для домашних дел, типа покупки продуктов
💡 В любом инструменте, даже дефолтном, узнайте обо всех возможностях и продвинутых функциях.

У спринта должна быть цель

Общие рекомендации — от одной до трёх целей или фокусов на спринт. Должен быть выделен бюджет времени.
Важно проставить подцели на каждую неделю: три основных цели-задачи для достижения цели спринта. Эти подцели должны быть разбиты на задачи на неделю вперёд.
В конце недели — чекпоинт, когда мы проверяем прогресс и рефлексируем о том, что получилось, а что — нет, делаем выводы и адаптируемся к следующей неделе.
Важные детали для постановки задач:
  • время выполнения — до 30 минут за одну задачу
  • задача чётко сформулирована, и понятно что, как и когда делать
  • время на выполнение забронировано в календаре!
  • загрузка по неделям примерно одинаковая

Примеры:

Наш герой Василий, 30 лет, разработчик. Василий много сидит и мало ведёт социальную жизнь, работает большую часть времени. Он больше так жить не хочет, да и спина болит.
Василий решает поставить цели на спринт о здоровье и общении.

Цель 1: построить свой социальный круг, а то одиноко и скучно

В это входит наличие компании для еженедельной интересной активности, регулярная коммуникация, наличие людей, с кем можно пообщаться.
Дано: есть пара друзей, с ними Василий видится совсем редко, почти не общается.
Подцели:
  1. Встретиться с 3 людьми для совместной активности.Сделать список всех людей, с кем был утерян контакт.
  2. Написать сообщение каждому, чтобы узнать, как дела, чем занимаются и где находятся.
  3. Назначить встречу с каждым хотя бы онлайн.
  4. Познакомиться с 5 новыми людьми.Вступить в группы по интересам или по локации.
  5. Пройтись по списку друзей на Фейсбуке и написать 5 из тех, с кем не общался.
  6. Завести диалог с интересными коллегами.
  7. Позвать друга встретиться и предложить ему взять своих друзей.
  8. Провести выходные с родителями/коллегами/знакомыми.Сделать список комфортных активностей.
  9. Предложить релевантным людям вместе съездить или сходить куда-то.
  10. Проявлять инициативу в организации (тут нужна конкретика).

Цель 2: восстановить физическую активность

В это входит регулярная физическая активность хотя бы на грани с нормой.
Дано: сидячий образ жизни работа-дом, в спортзале не был лет 5, почти никуда не ходит.
Подцели:
  1. Пройти 30,000 шагов за неделю (примерно по 5,000 шагов в день).Заменить Н поездок в день на пешую прогулку.
  2. Сходить в магазин вместо доставки.
  3. Скачать покемон го и искать покемонов на районе.
  4. Узнать о 30 вариантах физической активности, чтобы выбрать 5 подходящих и все попробовать.Найти статьи, ресурсы.
  5. Прочитать, какие есть варианты.
  6. Отметить подходящие, указать, почему.
  7. Запланировать в расписании вариант 1.
  8. Запланировать в расписании вариант 2.
  9. …
  10. Сделать утреннюю зарядку минимум 15 раз за спринт .Найти несколько вариантов зарядок на Ютубе, по 5 минут каждая.
  11. Каждый день пробовать новую (важно указать КОГДА).
  12. Посмотреть видео о пользе зарядки.
Эти примеры иллюстрируют логику, но в реальной жизни обязательно должен быть выделен бюджет времени на каждую задачу и забронирован в календаре.
В конце каждой недели Василий смотрит на проделанную работу, на выполненные или невыполненные задачи, и анализирует:
  • какие результаты
  • что можно улучшить (наверняка научился быть скромнее в своих планах)
  • как эффективнее спланировать следующую неделю
  • и конечно: что пошло не так
Потому что обязательно не так пойдет многое.

Что делать, когда планы рушатся и накрывает стресс

У достижения любой цели есть 5 этапов
  1. Целеполагание.
  2. Проблемы и препятствия.
  3. Анализ того, что пошло не так.
  4. Планирование решений по результатам диагностики.
  5. Дальнейшие действия!
Важно это помнить и быть к себе добрее. Напоминай себе, что неудачи или препятствия — это всего лишь необходимая части пути, а не сигнал, что всё провалено.

Техники управления тревогой и стрессом

Самые простые техники управления тревогой и стрессом, которые доступны каждому в любое время — это контроль дыхания.
Когда мы в стрессе, гормоны выбрасываются в кровь, пульс ускоряется и вызывает ещё больше тревоги. А мысли уже потом догоняют соматическую реакцию организма. Дыхательные техники замедляют кровоток и “успокаивают” пульс, что помогает расслабиться, снять стресс или тревогу.
Дыхательных техник очень много, важно попробовать несколько, чтобы найти “свои”.

Техника «4-7-8»

  • вдыхаем, считая до четырёх
  • задерживаем дыхание на семь счётов
  • выдыхаем, считая до восьми

Техника «6-3-9»

  • вдыхаем, считая до шести
  • задерживаем дыхание на три счёта
  • выдыхаем, считая до девяти

Техника WOOP

Техника, которой я научилась в Йельском университете, зарекомендовала себя огромной эффективностью в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Поэтому её можно использовать как для планирования дня, недели, так и месяца, квартала, или полугода.
Больший срок не предлагаю, потому что мы все-таки реалисты.
WOOP это аббревиатура от wish, outcomes, obstacles, plan
  1. Желание (Wish): Сначала определи своё самое важное желание или цель на данный момент. Это должно быть что-то конкретное и достижимое в ближайшее время.
  2. Результат (Outcome): Подумай о лучшем возможном исходе, который ты можешь достичь, если твоё желание исполнится. Представь себе это как можно ярче и эмоциональнее.
  3. Препятствия (Obstacles): Обдумай все возможные внешние и внутренние препятствия, которые могут помешать тебе достичь желаемого. Это могут быть сомнения, страхи, привычки, обстоятельства или другие люди и т. д.
  4. План (Plan): Создай план действий, который поможет тебе преодолеть эти препятствия. Используй формулу "Если... То...", где ты определяешь конкретные действия для преодоления препятствий.
  5. Запиши этот план на бумаге или в заметках.
  6. Формат как в разработке: If препятствие 1, then я сделаю это
  7. И такой план нужен для каждого препятствия. Когда будешь выполнять, обращайся к нему, он поможет не свернуть с дороги.
Анализ времени и распределения ресурсов позволит понять, где можно оптимизировать свою деятельность и сделать её более продуктивной. Но также важно находить баланс между работой, отдыхом и личным развитием, чтобы поддерживать высокую продуктивность и уровень мотивации. Этот подход позволит тебе не только оптимизировать свою деятельность, но и постоянно совершенствоваться!

Читай дальше

Мозг, стресс и счастье: книги, подкасты, лекции
Как правильно составить CV, и что от него ждут рекрутеры
Как готовиться к собеседованию
2024-02-15 14:39